Les compétences nécessaires pour devenir un secrétaire médical
Le rôle d’une secrétaire médicale implique une combinaison de compétences techniques et interpersonnelles. En tant que soutien précieux du médecin, elle est le premier point de contact pour les patients qui souhaitent prendre rendez-vous par téléphone.
L’assistante médico-administrative s’efforce de mettre les patients à l’aise, en répondant à leurs questions ou à leurs inquiétudes. En outre, sa mission est d’informer ces derniers sur la couverture proposée par les régimes d’assurance maladie et de gérer les documents médicaux comme la carte vitale. Voici par ailleurs les aptitudes nécessaires pour exercer cette profession.
Quels sont le rôle et les missions des secrétaires médicales ?
Que ce soit en personne ou au téléphone, les assistants du médecin doivent toujours garder un comportement professionnel et amical, tout en communiquant efficacement avec les patients.
Au quotidien, ces secrétaires sont chargés de diverses tâches administratives. Ils documentent méticuleusement les rapports de consultations, d’examens et d’interventions chirurgicales. Ils veillent aussi à ce que les dossiers médicaux des malades soient à jour, bien classés et archivés.
En outre, ils s’occupent des prises de rendez-vous, gèrent le planning du cabinet, traitent les factures et la correspondance, ainsi que la commande des fournitures nécessaires. Ils sont également chargés de coordonner les entrevues médicales en fonction de la disponibilité des médecins et des préférences des patients.
Comme les autres spécialistes du domaine de la santé, les assistants médico-administratifs doivent faire preuve de discrétion et honorer la confidentialité des malades. Tenus au secret professionnel, ils doivent toujours respecter les droits et la vie privée des patients.
Où exercer en tant que secrétaire médical ?
Des lieux d’exercice variés
Les assistants médico-administratifs peuvent travailler dans divers établissements de soins de santé tels que les cliniques, les laboratoires, les cabinets médicaux et les centres de radiologie. Ils sont notamment employés dans les hôpitaux, les centres publics de soins de moyenne et longue durée, ainsi que dans les centres de protection maternelle et infantile.
Par ailleurs, ils peuvent apporter leurs compétences dans les services sociaux privés ou publics : les maisons de retraite, les caisses d’allocations familiales, les foyers, les caisses d’assurance maladie, etc.
Divers statuts
Le rôle des secrétaires médico-sociaux diffère selon leur lieu de travail. Dans les cliniques et les cabinets médicaux, ce sont des salariés de droit privé. En revanche, dans les établissements médico-sociaux et les hôpitaux publics, ils ont le statut de fonctionnaires de catégorie B, recrutés sur concours. Ils sont alors intégrés soit dans la fonction publique hospitalière, soit dans la fonction publique territoriale.
Des horaires fixes
Ces secrétaires ont habituellement des horaires de travail fixes. Ceux-ci sont déterminés par les heures d’ouverture du service de réception, qu’ils soient dans un hôpital ou dans un cabinet de médecine générale.
Les évolutions professionnelles possibles
Les possibilités de carrière des secrétaires médicales varient entre le secteur privé et public. Dans le public, ces professionnels peuvent évoluer de la catégorie B à la catégorie A en tant qu’attachés d’administration hospitalière.
À l’inverse, dans le privé, ils sont à même de travailler dans des cabinets médicaux aux côtés de plusieurs médecins. En milieu hospitalier, ils ont la possibilité d’assumer des fonctions comportant des tâches administratives accrues.
Après avoir acquis 5 à 10 ans d’expérience, ces professionnels peuvent éventuellement obtenir différents postes. Parmi ceux-ci, il y a superviser les secrétaires d’un service hospitalier, travailler dans l’équipe des ressources humaines d’une structure de soins de santé, etc.
Les compétences nécessaires pour devenir un assistant médico-administratif
Trouver le mot juste
La communication constante avec les patients, même dans des circonstances difficiles, exige beaucoup de tact. Le secrétaire médico-social doit être attentif et réconfortant.
Les patients sont souvent anxieux et demande un accueil chaleureux. Tu dois donc être accessible, poli et diplomate.
Être rigoureux et discret
Une erreur dans un document médical ou une faute de classement peut avoir des conséquences graves. L’assistant médico-administratif doit constamment respecter des normes élevées de précision et posséder une connaissance approfondie du jargon technique utilisé par les scientifiques et les professionnels de la santé.
Tout comme eux, le respect de la confidentialité est crucial : la discrétion est par conséquent essentielle.
Être organisé
La gestion des agendas ou des plannings de réservation des salles d’opération à l’hôpital requiert un niveau spécifique de compétence organisationnelle. Une gestion efficace des urgences imprévues est de mise.
Dans les cabinets médicaux, ce secrétaire doit adapter et améliorer l’emploi du temps du praticien en fonction de ses rendez-vous sur place et des visites des patients. Qu’il communique par téléphone ou en personne, il doit maintenir un haut niveau de professionnalisme. Il lui arrive même de devoir résoudre des situations conflictuelles tout en conservant une attitude positive.
Bien connaître son secteur d’activité et savoir gérer les appels téléphoniques
Le futur secrétaire médical doit avoir une connaissance approfondie du secteur dans lequel il travaille. En outre, tu dois te familiariser avec les contraintes professionnelles du praticien afin de bien gérer son calendrier.
Le téléphone d’un secrétaire sonne sans cesse, car de nombreux patients cherchent à obtenir un rendez-vous. Tu dois répondre de façon efficiente à la demande de chaque personne sans la soumettre à des temps d’attente prolongés.
Savoir s’exprimer et utiliser les outils informatiques
Dans ce domaine, tu dois pouvoir écrire avec précision, en évitant toute faute de syntaxe ou d’orthographe. Tu dois aussi être à même de t’exprimer convenablement, tant à l’oral qu’à l’écrit.
En tant qu’assistant médico-administratif, ton travail consistera principalement à utiliser un écran d’ordinateur. Par conséquent, une maîtrises des outils informatiques, ainsi que des logiciels médicaux et bureautiques est nécessaire.
Posséder des notions de médecine et savoir s’adapter
Certains patients peuvent solliciter tes conseils et tes connaissances concernant leur état de santé. Tu dois acquérir une compréhension approfondie des concepts médicaux afin de leur fournir des recommandations et des informations, ce qui leur évite de consulter constamment le médecin.
En tant que secrétaire médico-social, ton travail sera aussi dirigé par le praticien. Tu dois pouvoir t’adapter à son individualité.
Les qualités requises pour être secrétaire médico-social
Le rôle de ce professionnel exige un ensemble unique de qualités, en plus des compétences susmentionnées. Il s’agit notamment de la discrétion, de l’autonomie, d’un excellent relationnel, de savoir prendre des initiatives, de faire preuve de patience et de savoir s’adapter à toutes les situations.
Combien gagne un secrétaire évoluant dans le secteur médical ?
L’échelle salariale de ces professionnels est sujette à des fluctuations en fonction de divers facteurs comme les années d’expérience, la taille de l’établissement de soins, la situation géographique et les accords syndicaux. Des écarts de salaire peuvent aussi être observés entre les secteurs public et privé.
En règle générale, les secrétaires débutants gagnent environ 1 800 € bruts par mois en moyenne. Après avoir accumulé de nombreuses années d’expérience, ou à l’approche de la retraite, leur salaire brut mensuel peut atteindre à peu près 2 500 €.
Comment devenir secrétaire médical ?
La formation de secrétaire médico-social peut être suivie à différents niveaux de diplôme selon les instituts de formation. S’il est recommandé aux bacheliers d’être titulaires d’un bac en sciences technologiques de la santé et du social ou d’un bac technologique, les personnes titulaires d’un CAP, d’un brevet ou d’un BEP peuvent aussi accéder au cursus.
Tu peux te rapprocher d’un centre de formation comme SBE Academy pour en savoir plus sur les conditions d’admission, la durée du cursus, les tarifs, la prochaine session, etc. En somme, le secrétaire médical joue un rôle crucial en tant qu’assistant principal du médecin. Il doit comprendre parfaitement les tâches, les limites et les exigences du praticien afin de maximiser l’efficacité de son travail. La précision est essentielle dans la réalisation de ses missions, car des inexactitudes dans les dossiers médicaux ou un mauvais classement peut avoir de graves répercussions pour les patients.
La maîtrise des outils informatiques, notamment des logiciels médicaux et de mise en forme, est aussi nécessaire. Il en est de même pour la familiarité avec les logiciels de bureautique standard tels que les feuilles de calcul et les outils de traitements de texte.
Une connaissance fondamentale de l’anatomie et de la pathologie est importante pour comprendre et utiliser la terminologie médicale. Dans le respect de la confidentialité professionnelle, les assistants médico-sociaux doivent être discrets lorsqu’ils traitent des informations sensibles.
Compte tenu de leurs interactions fréquentes avec les malades et leurs familles, ils leur est demandé d’avoir de solides compétences en matière de communication, du tact et la capacité de gérer des situations difficiles avec aisance. Par exemple, faire face à des personnes en détresse ou impatientes.
La maîtrise de l’expression écrite et orale est également de mise dans ce rôle. SBE Academy reste ainsi à ton écoute si tu souhaites en savoir plus sur les formations disponibles pour intégrer le monde professionnel. Tu pourras par ailleurs en profiter pour t’inscrire aux prochaines journées portes ouvertes (JPO).
